تنخواه و تنخواه گردانی از اصطلاحات پایهای حسابداری محسوب میشوند که هر حسابدار یا فردی که برای انجام امور مالی شرکت یا سازمانی استخدام میشود، باید از مفهوم آنها اطلاع داشته باشد. در حال حاضر با گسترش فعالیتهای سازمانی و افزایش تعداد شرکتها، نیاز به آشنایی با این گونه مفاهیم و اطلاعات حسابداری بیش از پیش احساس میشود؛ به همین علت در این مطلب قصد داریم به معرفی کامل مفهوم تنخواه و تمام جزئیات مرتبط با آن بپردازیم.
تنخواه چیست؟
تنخواه مبلغی مشخص است که معمولا به صورت ماهانه برای انجام امور جزئی شرکت در نظر گرفته میشود. البته برای محاسبه سادهتر و درک مفهوم این عبارت نرمافزارهای کارآمدی مانند نرم افزار حسابداری هوشمند نوین وجود دارند، اما برای کمک به درک بهتر این مفهوم در ادامه به تعریف تنخواه گردان به زبان ساده خواهیم پرداخت.
هزینههای شرکتها و سازمانهای بزرگ معمولا مشخص است و از طریق چک پرداخت خواهند شد؛ اما در کنار این هزینههای مشخص، یک سری مخارج غیرقابل پیشبینی و جزئی نیز در همه شرکتها وجود دارند که ممکن است شامل هزینه خوراکی، ایاب ذهاب، هزینههای پستی، پیک و موارد این چنینی باشند. روشن است که این هزینهها را نمیتوان از طریق چک پرداخت کرد و دسترسی همه کارمندان نیز به حساب شرکت وجود ندارد. به این ترتیب هر ماه مبلغی مشخص به عنوان تنخواه در یک حساب جداگانه واریز شده و مسئولیت آن با یک شخص خواهد بود تا برای هزینههای روزمره شرکت مورد استفاده قرار بگیرد.
تعریف تنخواه گردان
ماهیت تنخواه گردان به این صورت است که؛ مبلغی که از قبل تعیین شده و به صورت ثابت برای حساب تنخواه در نظر گرفته می شود که معمولا به صورت نقد یا در بانک موجود است. اختیار حساب و وجوه نقد در دست شخص تنخواه گردان می باشد. برای زمانی که خریدهای شرکت و هزینهها از محل حساب تنخواه پرداخت می شود، مسئول تنخواه گردان با ارائه صورت خلاصه هزینهها به واحد حسابداری و مالی حساب تنخواه گردان مجددا شارژ می شود.
تنخواه گردان کیست؟
فردی است که تنخواه به او داده می شود و نسبت به تسویه آن، مسئول است. دارنده این وجوه، مجاز به دریافت وجه از دیگران نیست. همه عملیات مالی تنخواه گردان در زمان واریز هزینه های انجام شده، در حساب ها ثبت می شود. او پاسخ گوی نهایی وجوه دریافتی است.
این افراد، معمولا کارپردازان یا ماموران خرید مستقر در سازمان و شرکت و پروژه ها بوده که مجاز به دریافت وجه نقد از صندق به منظور تخصیص منابع ریالی به رویداد های مالی هستند. این افراد معمولا از مستخدمین رسمی شرکت بوده و مدرک تحصیلی دیپلم داشته و صلاحیت و توانایی لازم را در تخصیص وجوه نقد به افراد واجد شرایط به منظور خرید کالا و خدمات دارند. ۲ سال سابقه کارپردازی، معمولا پیش نیاز ورود به این عرصه می باشد.
مزایای تنخواه گردان حسابداری چیست؟
برای پرداختن به موضوع مزایای استفاده از سیستم تنخواه گردانی هوشمند نوین، ابتدا باید بدانیم که تنخواه گردان کیست؟ تنخواه دار یا تنخواه گردان شخصی مورد اعتماد است که مسئول استفاده و تسویه مبلغ تنخواه خواهد بود. این فرد که معمولا کارپرداز یا مسئول خرید شرکت است، موظف است این مبلغ را تنها در جهت مصارف شرکت استفاده کرده و در نهایت با اسناد و مدارک پرداختها، نسبت به این هزینههای صرف شده پاسخگو باشد. برای آگاهی بیشتر از نحوه استفاده از این اسناد و مدارک میتوانید به مقاله گزارشات مالی در حسابداری در این سایت مراجعه کنید.
مزایای تنخواه گردانی
-
سرعت بخشیدن به پرداخت بدهکاریهای کوچک شرکت
-
کم کردن حجم بخشی از عملیات حسابداری
-
امکان کنترل وجوه نقد شرکت
-
کاهش تعداد عملیات بانکی روزانه
انواع تنخواه گردان
سیستم تنخواه گردانی به دو نوع تقسیم میشود که شامل تنخواه گردان ثابت و متغیر خواهد بود. در ادامه به تعریف هر یک ازاین موارد میپردازیم.
تنخواه گردان ثابت: در تنخواه گردانی ثابت، تنخواه دار هزینههای ماهانه را پیشبینی میکند و پس از تأیید حسابداری و مدیریت شرکت، این مبلغ پیشبینی شده در حساب تنخواه گردان قرار میگیرد. در پایان هر ماه نیز تنخواه گردان موظف است گزارش پرداختیها را به حسابداری داده و نسبت به تسویه اقدام کند.
تنخواه گردان متغیر: در این روش بر خلاف روش قبل، مبالغ ماهانه توسط مدیریت شرکت تعیین شده و در حساب تنخواهدار قرار میگیرند و یا این که این مبلغ از طریق چک به او واگذار می گردد. مابقی مراحل در این روش نیز مانند مورد قبل است، یعنی تنخواه گردان باید در پایان هر ماه گزارشات پرداختیها را در اختیار واحد حسابداری گذاشته و نسبت به تسویه اقدام کند.
هدف از ایجاد تنخواه گردان در سازمانها
-
اهداف اصلی از ایجاد تنخواه گردان:
-
سهولت و تسریع در پرداخت هزینههاست
-
کاهش هزینهها و عملیات اداری و بانکی
-
عدم تداخل حسابهای جزئی و حسابهای کلی
-
مشخص بودن هزینه های جاری یک شرکت
-
کنترل وجوه نقد شرکت
حساب تنخواه گردان به دو روش شارژ می شود:
حساب تنخواه گردان با مبلغ ثابت
میزان تنخواه گردان از جانب رئیس دایره مالی و یا مدیریت سازمان به صورت یک مبلغ حداکثری در نظر گرفته می شود. وجه مورد نظر به صورت سالیانه یا ماهانه و یا هر دوره زمانی که مدنظر است به حساب تنخواه شرکت واریز می شود.
تنخواه گردان
پس از پایان دوره مالی مشخص شده با ارائه مدارک مربوطه و صورت حساب هزینهها، تنخواه گردان مجدد شارژ می شود. در این روش موجودی تنخواه گردان به صورت ثابت باقی می ماند مگر اینکه نیاز به تجدید نظر در بررسی هزینهها باشد.
نحوه ثبت عملیات تنخواه گردان در روش ثابت
در روش ثابت یکبار تنخواه گردان در حسابها ثبت می شود و ثبت حسابداری تنخواه گردان به این گونه است:
با مبلغ ثابتی تنخواه گردان افزایش می یابد و حساب بانک بستانکار می شود.
دفتر تنخواه گردان حسابداری چیست؟
دفتر تنخواه گردان دفتری است که در اختیار تنخواه دار قرار میگیرد تا تمام هزینههای پرداختی را در آن با توجه به تاریخ انجام عملیات ثبت کند. این دفتر شامل مشخصات تنخواهدار، مبلغ اولیه تنخواه گردان، لیست هزینهها و شرح آنها، ثبت اسناد کلیه دریافت و پرداختها و در نهایت بدهکاری و بستانکاری تنخواه دار است که تمام این موارد باید با دقت در این دفتر درج گردند.
رسیدگی به اسناد تنخواه گردان در حسابداری چگونه است؟
رسیدگی به اسناد و مدارک مربوط به هزینههای تنخواه گردانی از طریق دو روش قابل اجرا خواهند بود. در روش اول یا در روش سنتی، تنخواه دار موظف است تمام این اطلاعات را به صورت دستی ثبت کند. برای اجرای این روش ممکن است مشکلات بسیاری رخ دهد؛ مثلا ممکن است فرد در مرحله ثبت دچار خطا یا اشتباه گردد و یا اینکه بخشی از اسناد مربوط به پرداختها گم شود. بنابراین با توجه به مشکلات موجود ممکن است شرکت یا تنخواه گردان متحمل ضرر و زیان شوند.
روش دوم که یک روش سیستمی و ساده است، با استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب، قابل اجرا خواهد بود. در این روش تنها با دانلود رایگان نرم افزار تنخواه گردان، بسیاری از این مشکلات حل شده و دقت و سرعت انجام امور نیز بالاتر خواهد رفت. از دیگر مزایای استفاده از سیستمهای نرمافزاری این است که امکان اطلاع مدیر از نحوه صرف هزینهها در هر لحظه وجود دارد. همچنین انجام امور حسابداری مانند گزارش گیری و دریافت اسناد تسهیل خواهد شد.
تنخواه و تنخواه گردانی از ضروریترین موارد سیستم حسابداری هستند که هر شرکتی برای پرداختهای جزئی روزانه خود باید به آن توجه ویژهای داشته باشد. این موارد به ظاهر ساده میتوانند تا حدود زیادی بر کاهش میزان سوءاستفاده و ضرر و زیان شرکتها مؤثر باشند. در حال حاضر انجام تمام این مراحل با نرمافزارهای هوشمند و رایگان تنخواه گردانی قابل اجرا است که میتواند بر سرعت و دقت روند انجام کار افزوده و مشکلاتی از قبیل گم شدن اسناد و مدارک پرداختیها را برطرف نماید.
منبع: https://tinyurl.com/2a33v2y3 - اخبار رسمی
ویژگی های بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی
فاکتورهای مهم در انتخاب بهترین نرم افزار شرکتی
با وظایف حسابدار در شرکتهای مختلف آشنا شوید!
دیکشنری حسابداری
نرم افزار حسابداری نوین پلاس